Så hanterar vi
dina personuppgifter.

1. Ansvar och kontakt

Isak Svahn, Artur Svahn, John Gustafsson och Alfons Ärlebrant bestämmer gemensamt hur kunduppgifterna används inom Stugkollen UF och är gemensamt personuppgiftsansvariga. Isak Svahn är kontaktperson för integritetsfrågor och sköter den tekniska hanteringen av hemsidan.

Vi fyra beslutar gemensamt om hur uppgifterna används. Isak samordnar informationen om personuppgifter, hemsidans tekniska säkerhet, raderingskontroller och svar på frågor om dina rättigheter. Alla fyra följer raderingsrutinen och meddelar när en kundkontakt avslutas. Du kan vända dig till vilken som helst av oss för att utöva dina rättigheter. Isaks roll som kontaktperson ändrar inte de övrigas ansvar.

Frågor om uppgifterna och begäran om att utöva dina rättigheter skickas till kontakt@stugkollenuf.se. Ange gärna din bokningsreferens så att rätt förfrågan kan hittas.

2. Uppgifter vi hanterar

Uppgifterna kommer från dig när du fyller i formuläret eller kontaktar oss. Viss teknisk information skapas när webbplatsen används.

Din bokningsförfrågan

Namn, e-postadress, önskat datum och tid, val av telefon eller video och det meddelande du väljer att skriva. Telefonnummer krävs bara om du väljer telefon. Vi sparar även bokningsreferens, tidsreservation och tidpunkten då förfrågan skapades.

Fortsatt kontakt

Innehållet i de mejl du skickar till oss och våra svar, exempelvis när vi bekräftar, ändrar eller avbokar ett samtal.

Tekniska uppgifter vid besök

IP-adress och tekniska uppgifter om webbförfrågningar kan behandlas av leverantörerna som levererar hemsidan, bokningen, typsnitten och mejlaviseringen.

Besöksstatistik när du godkänner

Google Analytics får uppgifter om sidvisningar, besökstid, webbläsare, enhet och ungefärligt geografiskt område samt en identifierare i statistikkakor. Vi skickar inte namn, e-post, telefon, meddelanden eller bokningsreferenser till Analytics. Sidans frågeparametrar och ankare tas bort från den webbadress vi skickar. En hänvisande webbplats anges endast med sin domän.

Formulärets namn, e-post, tid och samtalsform behövs för att hantera förfrågan. Meddelandet är frivilligt. Om nödvändiga uppgifter saknas kan formuläret inte skickas. Du kan också kontakta oss direkt via e-post.

Skriv inte personnummer, hälsouppgifter, nyckelkoder eller larmkoder i formuläret.

3. Varför vi använder uppgifterna

För att hantera din förfrågan inför ett uppdrag

Vi använder uppgifterna för att reservera en samtalstid, diskutera ditt behov och återkomma till dig. För en förfrågan om att anlita oss är den rättsliga grunden åtgärder på din begäran inför ett möjligt avtal, artikel 6.1 b i GDPR.

För att besvara andra frågor

För allmänna frågor som inte gäller ett möjligt avtal är grunden en intresseavvägning, artikel 6.1 f. Vårt berättigade intresse är att kunna svara på inkommande frågor och följa upp kontakten.

För att webbplatsen och bokningen ska fungera

Tekniska uppgifter används för drift, felsökning och skydd mot missbruk. Grunden för vår behandling är en intresseavvägning, artikel 6.1 f, med intresset att tillhandahålla en fungerande och säker webbplats.

För att förstå hur hemsidan används

Om du godkänner statistik använder vi Google Analytics för att se antal besökare, besök och sidvisningar och förbättra hemsidan. Grunden är ditt samtycke, artikel 6.1 a. Du kan säga nej och ändå använda hemsidan och bokningen. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke via ”Ändra kakval” i sidfoten. Det påverkar inte lagligheten av tidigare behandling.

Bokningsuppgifterna används inte av oss för nyhetsbrev eller annonsprofilering. Samtalet bekräftas manuellt. Kalendern reserverar en ledig tid automatiskt, men vi använder inte uppgifterna för automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande följder.

4. Vilka som får uppgifterna

Alla fyra i Stugkollen UF har tillgång till inkorgen och bokningsuppgifterna för att kunna hantera kundkontakten. Följande tjänster används på webbplatsen:

Google Firebase

Firebase Hosting levererar hemsidan. Cloud Firestore lagrar förfrågan och tidsreservationen. Den dokumenterade databasregionen är Stockholm. Programfiler för bokningen hämtas också från Google. Google behandlar bokningsuppgifterna åt oss enligt tillämpliga dataskyddsvillkor för Firebase Hosting och Cloud Firestore. Se Googles information om Firebase och dataskydd.

Google Analytics

Efter ditt godkännande behandlar Google besöksuppgifter för vår statistik. Analytics är kopplat till vårt Firebase-projekt men besöksstatistiken är separat från bokningsdatabasen. Google kan behandla uppgifter utanför EU/EES; databasens placering i Stockholm gäller inte Analytics. Se Googles information om uppgifter från webbplatser som använder deras tjänster och dataskyddsvillkoren för Analytics. Vi har inte aktiverat annonseringsfunktioner eller Google Signals i hemsidans mätkod.

Formward

Efter sparandet skickas bokningsuppgifterna till Formward för lagring och mejlavisering till vår kontaktadress. Tjänsten får namn, e-post, samtalstid, samtalsform, eventuell telefon, meddelande och referens. Formward drivs av EGF Fastighetsservice AB och är personuppgiftsbiträde för formulärinskick. För egna kontouppgifter är Formward självständigt personuppgiftsansvarig. Enligt deras personuppgiftsbiträdesavtal lagras formulärdata i Sverige och aviseringsmejl behandlas av Mailjet/Sinch i Frankrike. Biträdesavtal version 1.0 är accepterat i kontot. Se även Formwards integritetspolicy.

Inleed – vår e-postleverantör

Inleed Mail (inleed.xyz) hanterar inkorgen kontakt@stugkollenuf.se, där bokningsaviseringar och annan kundkontakt tas emot och sparas. Inleed/Yelles AB behandlar mejluppgifter åt kunden enligt sitt personuppgiftsbiträdesavtal. De allmänna villkoren anger att avtalet gäller genom användning av tjänsterna.

Outlook-appen

Vi läser och besvarar Inleed-kontot i Outlook på iPhone och Mac. Outlook på iPhone synkroniserar även mejldata till Microsofts servrar. På Mac beror molnsynkroniseringen på appversion och inställningar. Appen kan också lagra lokala kopior. Egna kopior omfattas av vår raderingsrutin. Microsoft hänvisar för externa konton till sitt tjänsteavtal och sin integritetspolicy. Microsofts integritetspolicy beskriver deras behandling. Vi påstår inte att ett särskilt företagsbiträdesavtal omfattar detta upplägg.

Google Fonts

Hemsidans typsnitt hämtas från Googles servrar. Därför gör din webbläsare anslutningar till Google även om du inte skickar en bokningsförfrågan.

Utfästelser om externa tjänster

Externa tjänsters funktioner, interna säkerhetskopior och behandlingsplatser regleras av de avtal som gäller för respektive tjänst och av tillämplig lag. Vi lämnar ingen särskild garanti om oavbruten drift, omedelbar fysisk radering av samtliga leverantörskopior eller uteslutande behandling inom EU/EES. Vi har inte direkt teknisk kontroll över leverantörernas interna system. Detta ändrar inte vårt ansvar för val och användning av tjänster, nödvändiga avtal, skyddsåtgärder, egna kopior och uppföljning av radering. För behandling där en mottagare faktiskt är självständigt personuppgiftsansvarig ansvarar mottagaren för sina egna ändamål. Leverantörsvillkor ersätter inte vårt ansvar enligt GDPR eller kundens tvingande rättigheter. Vi lämnar ingen garanti för radering av kundens egna mottagna kopior.

Behandling utanför EU/EES

Formwards biträdesavtal anger behandling av formulärinskick inom EU/EES: lagring i Sverige och mejlavisering genom Mailjet/Sinch i Frankrike. Detta innebär inte att hela vår hantering sker enbart inom EU/EES; exempelvis kan efterföljande behandling hos Google och Microsoft ske i andra länder. Formwards valfria Cloudflare Turnstile kan medföra behandling av besökarens utmaningsdata i USA om funktionen aktiveras. Stripe hanterar Formwards betalande kunders egna betalningsuppgifter och får enligt avtalet inte formulärinnehållet.

Google beskriver skydd för relevanta USA-överföringar genom EU–US Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler där sådana behövs enligt tillämpliga villkor. Se Firebase och dataskydd och Googles dataskyddsavtal. Microsoft beskriver internationell behandling och överföringsskydd i sin integritetspolicy. Inleed anger att servrar för den svenska marknaden finns i Sverige; det fastställer inte alla former av supportåtkomst eller underleverantörers behandling. En kopia eller närmare information om relevanta skyddsåtgärder kan begäras via kontakt@stugkollenuf.se; vi samordnar vid behov med leverantören.

5. Hur länge uppgifterna sparas

Analytics är inställt på två månaders lagring för händelsedata och 14 månader för användaruppgifter, med återställning av användaruppgifternas lagringsperiod vid ny aktivitet. Dessa inställningar omfattar inte de flesta standardrapporter som bygger på samlad statistik. Kakornas och samtyckesvalets livslängd beskrivs i avsnitt 6.

Förfrågningar som inte leder till en kundrelation raderas senast tre månader efter avslutad kontakt, och tidigare om de inte längre behövs. Vi gör en manuell genomgång varje månad. Rutinen omfattar bokningsdatabasen, inkorgen, skickade mejl och våra egna kopior. Isak samordnar genomgången.

Tremånadersfristen gäller vår löpande hantering och egna kopior, inklusive berörda objekt i papperskorgar. Leverantörernas interna återställnings- och säkerhetskopior kan raderas senare enligt deras villkor. Om uppgifter återställs ska tidigare beslutade raderingar genomföras igen. Fristen innebär inte att alla leverantörskopior är fysiskt raderade samma dag.

Om kontakten leder till ett uppdrag får du separat information om den fortsatta hanteringen av kunduppgifter. Om vissa uppgifter behöver bevaras för att hantera ett konkret rättsligt anspråk begränsar vi lagringen till det underlag och den tid som behövs för just det ändamålet.

Leverantörernas interna säkerhetskopior följer deras tillämpliga villkor och raderingsprocesser. Vi utfäster ingen särskild gemensam backupfrist för Inleed Mail och Microsofts synkroniserade kopior. Inleeds sjudagarsfrist för webbhotell används inte för mejltjänsten.

Även inskickningarna hos Formward omfattas av vår månatliga gallring. Gratisplanens kontoinställningar anger automatisk radering efter 30 dagar. Efter radering kan resterande kopior enligt Formwards biträdesavtal finnas i krypterade säkerhetskopior tills de skrivs över i den normala backuprotationen; avtalet anger ingen exakt daggräns. Att en kopia tas bort hos Formward raderar inte uppgifterna i vår databas eller inkorg. Tidigare kopior hos FormSubmit hanteras enligt den tidigare tjänstens villkor och vår gallringsrutin.

Google anger att Firebase Hosting behåller IP-uppgifter i några månader för drift och missbruksskydd. Detta är leverantörens uppgift, inte en exakt raderingsfrist som vi har verifierat för enskilda loggar.

UF-verksamhetens sista dag är 31 maj 2027. Vid avvecklingen går vi fyra gemensamt igenom kvarvarande uppgifter. Uppgifter som inte längre behövs raderas. Underlag som behöver bevaras för en tillämplig skyldighet eller ett konkret rättsligt anspråk hanteras separat med begränsad åtkomst. Om verksamheten fortsätter i ett nytt företag bedömer vi först vilka uppgifter som får överföras och informerar berörda kunder om den fortsatta hanteringen.

6. Lagring i din webbläsare

Efter en sparad förfrågan lägger vi ett kvitto i den aktuella flikens sessionslagring. Det innehåller referens, samtalstid, samtalsform, tidpunkt och status för mejlaviseringen. Namn, e-postadress, telefonnummer och meddelande ingår inte.

Syftet är att kunna visa kvittot igen vid omladdning och hjälpa dig att undvika en extra bokning. Webbplatsen återvisar kvittot i högst ett dygn. Det tas bort när du väljer att göra en annan förfrågan; sessionslagringen avslutas normalt när fliken stängs. Webbläsarens återställningsfunktion kan påverka hur länge innehållet finns kvar. Att kvittot inte längre visas innebär inte att bokningen i databasen har raderats.

Valfria statistikkakor

Google Analytics laddas först när du väljer ”Godkänn statistik”. Om du väljer ”Nej till statistik” laddas inte mätverktyget. Vi använder inte verktyg för inspelning av besökarnas beteende eller annonspixlar.

Kakorna _ga och _ga_4ZSVEQBJHJ skiljer besökare och besök åt. De ställs in med högst 180 dagars livslängd utan förlängning vid varje sidvisning. Ditt ja eller nej sparas med tidpunkt i webbläsarens lokala lagring under namnet stugkollen-analytics-consent-v1 och gäller i 180 dagar. Vid nästa besök efter den tiden frågar vi igen. Den posten används bara för att komma ihåg ditt val.

Du kan ändra valet via ”Ändra kakval” i sidfoten. När du återkallar samtycket stoppas mätningen, hemsidan laddas om vid behov och Analytics-kakorna på vår domän tas bort. Redan insamlad statistik raderas inte automatiskt genom detta; kontakta oss för frågor om dina rättigheter.

7. Dina rättigheter

Du kan kontakta oss för att begära information och tillgång till dina personuppgifter, få fel rättade och, när förutsättningarna är uppfyllda, få uppgifter raderade eller behandlingen begränsad. I vissa fall har du rätt att få ut uppgifter i ett maskinläsbart format, så kallad dataportabilitet.

Du kan invända mot behandling som grundas på en intresseavvägning. Vi prövar då om behandlingen ska upphöra enligt de regler som gäller. Rätten till radering är inte ovillkorlig.

Vi besvarar en begäran utan onödigt dröjsmål, normalt inom en månad. Om en tillåten förlängning behövs får du information om den och orsaken inom den första månaden. Vi kan behöva tillräcklig information för att säkerställa att uppgifterna gäller dig.

8. Ändringar och kommande uppdrag

Denna text gäller webbplatsbesök och kontakt inför ett möjligt uppdrag. Vid ett tillsynsuppdrag lämnar vi separat integritetsinformation i bilagan till Allmänna villkor, exempelvis om fastighetsuppgifter, rapportbilder, Google Drive via skolans Google Workspace och valda kontaktkanaler. Där gäller radering av vanliga kunduppgifter och egna kopior senast tre månader efter avtalets faktiska slut, efter eventuell uppsägningstid, med de undantag som beskrivs i bilagan. Kunden får informationen innan den fortsatta hanteringen börjar.

Om hanteringen ändras uppdateras policyn. Datumet visar vilken version som gäller. Vid ett nytt ändamål lämnas kompletterande information innan uppgifterna börjar användas på det sättet.